各位申請日本工作假期的朋友，你們已經準備好申請文件了嗎？未知道要預備什麼的話可以參考一下我們上一篇有關申請日本工作假期的文章，照單執藥，比起臨急臨忙準備，還是預先準備好所需文件比較好！
在眾多所需文件之中，相信「理由書」是令報名者感到最困惑的一項。坦白說，除了理由書和其他文件之外，其他所須文件都只是填一般個人資料，每人寫的都大同小異，沒有什麼能夠突顯自己。當中最能夠向審查官表現自己有多合適這個工作假期計劃的，十不離九就看你理由書寫成怎麼，換言之理由書可謂決定你能否入選的最大因素。
那先讓我們來看看官方怎樣說：
理由書（正本）
(注 1) 請申請人本人以日文或英文寫出希望利用工作假期計劃的理由、入境後希望或預定進行之活動內容 等。
(注 2) 以 A4 大小紙張（單面）書寫，不限頁數。
(注 3) 於最後部份寫上姓名、香港身份證號碼，並親筆簽署。理由書可由電腦作成，但簽署必須由本人親 筆簽署。
筆者跟眾多讀者一樣，看到以上指示時都無從入手，雖然知道要寫出申請理由及預定活動內容等等，但老實說指引十分空泛，根本不知道評審標準是什麼。這個時侯很多人會上網搜查過來人的經驗，但你會發現一百個人有一百種寫法，有人說要圖文並荗，以精美排版及內文吸引審查官，更會有人張貼自己曾經在日本拍過的照片繼而表現自己有多愛日本；有人說要用手寫，以顯示自己的誠意，過往亦有申請者用手寫之外更手繪了一張日本地方說明自己會到日本哪裡去；亦有人說「simple is the best」普普通通的用電腦打起，白紙黑字的print出來就是了……
眾說紛紜，到底信哪一個最好？筆者起初看到多位前輩不同的意見都十分困惑，不過最後再三整合及參考前輩過往的理由書，就自己歸納出一套寫理由書的方針，最後當然「實驗成功」入選了工作假期計劃！以下筆者會分享多個撰寫理由書時要留意的地方讓各位參考：
用日文還是英文寫？
可謂工作假期一大都市傳聞之一。有人說用日文寫機會會大增，到底是否事實？筆者當初抱著相同疑問，在日本工作假期的簡介會上直接向相關人事發問了同一個問題。換來的解答當然是「審查機準是秘密」，不過！不過他後來隱秘的說了一句，「當然，如果有太多參選者的話，用日文寫的可能有些少優勢」。
直白的說，用日文寫確實是有優勢。申請日本工作假期，當然愈能夠證明你跟日本有關係（例如學過日本武術，到過日本，看過什麼日本節目）愈好，「喜歡什麼日本藝人」等理由當然能夠為你加分，但當一百個人之中有九十九個人都可以這讓寫的話，很明顯這不是一個太明顯的優勢。不過相反，能夠用日本寫出一份完整，文法正確的理由書（所需能力無疑是N1或以上)的話，毫無疑問的這是一個大大的加分位。
寫是可以寫，但與其給日本人看一篇日文亂七八糟的文章的話，還不如用自己熟悉的英文表達自己所想的來得更好。筆者知道不少讀者的日本水平相當高，如果大家打算用日文寫的話，要記住不要使用タメ口，整篇文章統一使用「です・ます調」或「である調」，亦要「有禮貌」，就是在合適情況使用敬語，懂得謙遜語，尊敬語當然最好，未學過的亦應至少保持「叮嚀」。
不過用英文寫的朋友亦請你放心，筆者有不少朋友用英文寫亦能夠成功通過計劃，要知道實際內容才是關鍵！
內文怎樣寫？
內文(1)利用工作假期計劃的理由
理由最好不要寫得太空泛（廢話），筆者當初就從「自我介紹」入手。自我介紹幾乎每個人都會寫，但到於日本工作假期的理由書而言，一份好的自我介紹又應該怎樣寫？有人輕輕帶過，亦有人將自己整個生平都寫進去，到底這個部分應該怎樣拿捏呢？簡單而言，就是將自己與日本的關係全都寫進去，其他全部刪去。例如筆者自己就寫了自己最喜歡日本的動畫及劇集（寫時最好有實例，增加可信性），從如透過怎樣的方式學了幾多年日本，達到了怎麼程度等等。從中亦提及了自己曾到日本作交換留學生，每年到過幾多次日本，去過什麼地方等等。寫的時侯記得寫過自己如何接觸過日本文化之後，還要寫日本文化對你有多重要，對你有什麼影響及改變，因為所謂志望理由就是證明你有多愛日本，為什麼是日本不是其他國家，「能夠到日本生活」對你有多重要。內容緊記要夠「個人化」，不要只寫人人都能寫的內容，要寫審查官未看過的內容。
內文(2)目標
如果要說上一部分是寫自己過去與現在跟日本有什麼因緣的話，目標就是寫將來部分。這部分筆者著墨最多，根本上就是寫自己以工作假期身份到了日本後就做什麼。有不少人只寫了到哪裡吃到哪裡玩，卻忽視了最重要的一點：這些目標跟工作假期有什麼關係？你寫到東京迪士尼玩，到有樂町shopping，可以，但旅行時不都可以實踐這些目標嗎？為什麼一定要用工作假期的機會才能實現呢？相信這部分是最多人大意的地方，寫時記得要寫出為什麼要時工作假期才可以實踐這些目標。
筆者當時寫了四大目標，並解釋為什麼只有透過工作假期才可以實行這四個目標。例如筆者寫了要遊走東京十多個學園祭，並列出它們各有什麼特式吸引我去。顯然而見，旅行時到一兩個學園祭不是問題，但要去十多個的話就幾乎不可能，因為不同的學園祭分佈在夏季不同期間，除非到足日本旅遊三個月否則沒有可能去足多個學園祭。
內文(3)計劃
前文所說的目標是寫「你想做什麼」，這部分則著重「你有什麼步驟，會如何達成你想做的事」，所以這部分寫得愈詳細，愈可行愈好！如何寫才顯得計劃夠詳細？就要看你做了多少功課．筆者在計劃部分寫了自己想去的學園祭的舉辦日期和特別之處，從而向審查官證明自己訂立目標先前有做足準備，而且不是天馬行空，是可實行的。換言之，你愈能夠舉出多少實際例子和具體數字愈能夠證明自己花足心機製訂目標。
由於工作假期有足一年時間，要顯示自己會活用這一年，就要說明自己會在什麼時候做什麼。所以最簡單的，就是將一年分成數個期間，例如筆者將一年分成：「出發前」、「六月至七月」、「八月至十月」、「十一月至一月」、「二月至三月」及「四月至六月」各個細部再加分說明。可能有讀者會問為什麼會分得那麼零碎，其實如何分要視乎自己的目標，筆者自己若要實行自己所寫的四個目標的話，就必須在不同的期間到日本不同的地區，所以假如你的目標訂立的簡單，寫計劃部分時自然可以以較少篇幅說明自己何以落實前文所述的目標，反之亦然。
結尾時加上一句感謝
審查官多為日本人，日本人最重視禮節。如果大家寫完理由書後添上一言以感謝他們，不多不少會為你帶來優勢。例如用日文寫的話，加上一句「最後まで読んで頂きありがとうございました。」，「何卒よろしくお願い致します。」已經可以為大家增添不少印象分。
應該寫多長？
筆者見過不少朋友洋洋灑灑寫了一大篇，可惜理由書講求精而簡，如果寫多過四版紙的話建議大家刪去一些不必要的部分，或者長話短說。筆者當時寫了剛剛好三版紙，內容分成「理由」、「目標」（四大段，一段一目標）、「計劃」（分成六段期間寫）以及一段作感謝審查官花時間閱讀自己的理由書。最後一定要寫姓名、香港身份證號碼，並親筆簽署。
最不應該寫什麼
雖然指引當中沒有說明理由書具體應該寫什麼，卻有暗示最不應該寫些什麼。如果大家有詳細閱讀官方網站裡「工作假期計劃概要」的部分的話都應該會知道答案：
工作假期計劃概要工作假期計劃是為了對符合第2項條件之在香港居住的青少年，提供認識日本文化及日常生活方式的機會，在最長1年的期間內，在日本進行度假活動與及為補旅費不足而認可從事工作活動的計劃。
【注意】這不是以工作為目的之簽證。工作只是被認可為度假的附帶活動。此外，不認可在酒吧、夜總會等風月場所或經營包含風化性質等特殊營業之場所內進行工作。
沒錯。就是工作！你可以希望到日本工作體驗，但有關錢銀的話題都最好一句起兩句指。官方已經指明這是一個體驗日本文化及日常生活的機會，而不是拼命工作的機會以雖然是「工作假期」，但如概要所述，工作不過是附帶活動，所以還是單寫「假期」的部分比較安全。而事實上筆者亦沒有半句提及工作的事情。
最後容筆者戴穩頭盔，要寫出合審查官心水的理由書不一定要跟足以上做法，正如前文提及過有人圖文並茂，亦有人講求簡美，只要能夠向審查官充分展示自己的誠意及能力，不同做法一樣能夠合格。筆者在此只是分享一種自己歸納各種過來人經驗所得出的一種安全，成功率較高的寫法，希望能夠幫到煩惱理由書要怎麼寫的你。
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